Microsoft Purview del 5: Dette er del 5 av flere deler som omhandler Microsoft Purview og hvilke verktøy man har tilgjengelig der.
Data lifecycle management i Microsoft Purview: Levetidsregler
Velkommen til del 5 av bloggserien om Microsoft Purview!🔓 I denne delen skal vi dykke ned i Data Lifecycle Management (DLM) og hvordan levetidsregler kan hjelpe deg med å administrere dataene dine effektivt gjennom hele livssyklusen.
Hva er Data Lifecycle Management?
Data Lifecycle Management (DLM) er en strategi for å administrere data fra det øyeblikket de opprettes til de slettes. Målet er å sikre at dataene er tilgjengelige, sikre og i samsvar med regelverk gjennom hele deres livssyklus. Microsoft Purview tilbyr en robust plattform for DLM, som inkluderer funksjoner for dataklassifisering, styring og beskyttelse.
Introduksjon til Levetidsregler
Levetidsregler i Microsoft Purview er en sentral komponent i DLM. Disse reglene lar deg automatisere håndteringen av data basert på deres alder, type og andre kriterier. Ved å bruke levetidsregler kan du:
Automatisere dataarkivering: Flytt eldre data til arkivlagring for å redusere kostnader og frigjøre plass.
Slette utdaterte data: Fjern data som ikke lenger er nødvendige for å redusere risikoen for datalekkasjer og overholdelse av regelverk.
Beholde viktige data: Sikre at kritiske data oppbevares i henhold til juridiske og forretningsmessige krav.
Hvordan Opprette Levetidsregler i Microsoft Purview
Å opprette levetidsregler i Microsoft Purview er en enkel prosess. Her er en trinnvis guide:
Naviger til Data Lifecycle Management: Gå til Microsoft Purview-portalen og velg “Data Lifecycle Management” fra menyen.
Opprett en ny regel: Klikk på “Policies” og velg "Retention Policies".
Definer kriterier: Angi kriteriene for regelen, som datotype, alder og andre relevante parametere.
Konfigurer handlinger: Velg hvilke handlinger som skal utføres når kriteriene er oppfylt, som å flytte data til arkivlagring eller slette dem.
Aktiver regelen: Lagre og aktiver regelen for å begynne å administrere dataene dine automatisk.
Et eksempel på en levetidsregel (som er veldig aktuell i disse dager) Skjermbildet kan være litt forvirrende da Yammer navnet enda henger igjen flere steder hos Microsoft, men denne regelen treffer altså Viva Engage poster og kommentarer som ikke er editert siste 5 år.
Fordeler med Levetidsregler
Implementering av levetidsregler i Microsoft Purview gir flere fordeler:
Kostnadsbesparelser: Reduser lagringskostnader ved å flytte eldre data til billigere lagringsalternativer.
Forbedret sikkerhet: Minimer risikoen for datalekkasjer ved å slette utdaterte data. Ved å holde datamengden nede får man bedre kontroll, oversikt og bedre datakvalitet.
Overholdelse av regelverk: Sikre at dataene dine oppbevares i samsvar med juridiske krav og interne retningslinjer.
Nice to know
Levetidsregler fokuserer på data og innhold. For eksempel i et Team i Teams kan du sette levetid på kanalsamtaler og innhold men ikke på selve teamet. Om du ønsker å automatisere sletting av Team i Teams som ikke er aktive gjøres dette ved å sette utløpspolicy på Microsoft 365 grupper. Eier av Teamet mottar varsel om fornyelse. Når Teameiere (Her anbefales minimum 2 Team eiere pr. Team) mottar varselet, kan de velge "forny nå" i teaminnstillingene for å fornye teamet. Om Teamet ikke har en eller flere eiere kan man sette opp en e-post adresse som får disse varslene.
Utløpspolicy (Expiration Policy)
Automatisk opprydding: Microsoft 365-gruppeutløpspolicyen kan automatisk rydde opp i ubrukte team. Når en utløpspolicy er satt opp, vil teameiere motta varsler om fornyelse 30 dager, 15 dager og 1 dag før teamets utløpsdato.
Fornyelse: Teameiere kan fornye teamet ved å velge “Forny nå” i teaminnstillingene. Hvis teamet ikke fornyes og det ikke er noen aktivitet, vil teamet bli satt i en “myk-slettet” tilstand, som betyr at det kan gjenopprettes innen 30 dager.
Automatisk fornyelse: Hvis et team har minst ett kanalbesøk fra et medlem før utløpsdatoen, vil det automatisk bli fornyet uten manuell inngripen.
DLM i Microsoft Purview består av mange elementer, hovedelementene utover levetidsregler er:
Adaptiv og statisk omfang: Policyer kan være adaptive, som tilpasser seg endringer i organisasjonen, eller statiske, som er faste.
Hendelsesbasert oppbevaring: Oppbevaring kan utløses av spesifikke hendelser, som avslutning av et prosjekt eller når en person sier opp i organisasjonen.
Gjennomgang og godkjenning: Prosess for å gjennomgå og godkjenne sletting av innhold etter at oppbevaringsperioden er utløpt.
Bjørnar & AI
Comments