top of page
Search

Default sensitivity label i SharePoint dokumentbibliotek, nå også at rest

  • Writer: Bjørnar Aassveen
    Bjørnar Aassveen
  • 2 days ago
  • 3 min read

Updated: 23 hours ago

Microsoft har i flere år hatt en veldig nyttig funksjon i SharePoint der du kan sette en default sensitivity label på et dokumentbibliotek slik at nye filer automatisk får riktig etikett. Frem til nå har dette vært en semi automatisering, fordi eksisterende filer kun ble merket når de ble redigert.


Nå kommer (snart...!) en endring som tetter et av de største hullene i praksis. Microsoft ruller ut en funksjon som automatisk kan merke eksisterende filer i SharePoint, altså data som ligger i ro, slik at de matcher default labelen som er satt på biblioteket. Roadmap ID 559105 beskriver dette som auto labeling av eksisterende SharePoint filer som matcher bibliotekets default label.


I denne guiden går jeg gjennom hele kjeden fra null til gull.


Før du begynner


Dette trenger du:

  • Tilgang som SharePoint admin, global admin eller compliance admin, avhengig av hvilke steg du gjør.

  • Microsoft Purview Information Protection med labels publisert til brukere

  • Oppdatert versjon av SharePoint Online Management Shell



Steg 1: Synk labels til Entra for grupper og siter


Dette steget gjelder container labels, altså labels som kan brukes på Microsoft 365 Groups, Teams og SharePoint sites. Mange tenanter har ikke aktivert dette, og da ser du ofte symptom som manglende labels i site settings eller at labels ikke dukker opp der du forventer dem. Jeg tar det med her siden flere ønsker en helhetlig klassifisering både på container og på filer.

Kort fortalt må tenant ha aktivert MIP labels for grupper. Mange gjør dette via Entra og directory settings. Når dette er på plass kan labels med scope Groups and Sites brukes på team og siter.


Connect-IPPSSession 
Execute-AzureAdLabelSync


Hvis du ikke bruker container labels i det hele tatt, kan du hoppe videre. Default library label for filer handler primært om labels med scope Files & other data assets.



Steg 2: Aktiver sensitivity labels for SharePoint og OneDrive


Dette er et avgjørende steg. Uten dette vil SharePoint ikke kunne prosessere labeled innhold og du vil mangle UI funksjoner, blant annet default labeling på bibliotek. Microsoft beskriver dette som en opt in på tenant nivå. [learn.microsoft.com]


Alternativ A: Aktiver i Purview portalen

I Purview kan du aktivere dette fra Information Protection, og Microsoft påstår at dette tar inntil 15 minutter, i realiteten tar det inntil 24 timer..🥸


Alternativ B: Aktiver med PowerShell

Ofte raskere! 


Connect-SPOService -Url https://<tenant>-admin.sharepoint.com

Set-SPOTenant -EnableAIPIntegration $true

(Get-SPOTenant).EnableAIPIntegration

Steg 3: Skru på labeling av PDF


Connect-SPOService -Url https://<tenant>-admin.sharepoint.com
Set-SPOTenant -EnableSensitivityLabelforPDF $true
(Get-SPOTenant).EnableSensitivityLabelforPDF

Steg 4: Opprett sensitivitetslabel i Purview


Nå kan du faktisk opprette labels.

For default label på dokumentbibliotek må labelen:

  • Inkludere scope Files & other data assets

  • Inkludere groups&sites

  • Være publisert til brukerne som skal kunne velge den i biblioteket

Steg 6: Sett default sensitivity label på et dokumentbibliotek


Så til rosinen i pølsa, her skjer magien ⭐

Gå til dokumentbiblioteket:

  1. Åpne biblioteket i SharePoint

  2. Klikk tannhjul, deretter bibliotekinnstillinger

  3. Velg Default sensitivity labels

  4. Velg label fra listen og lagre




Default labeling på dokumentbibliotek er et av de mest praktiske governance grepene du kan gjøre i SharePoint. Du får klassifisering bygget inn fra start, uten å stole på at brukerne alltid husker å merke.


Med endringen i Roadmap 559105 blir dette enda mer nyttig. Nå kan du endelig tette gapet for data som allerede ligger i ro, og få et bibliotek som faktisk leverer konsistent labeling over tid.


Brukere som manuelt velger en annen label, mister ikke kontrollen over egne filer. Den labelen de velger blir stående, også når auto labeling for eksisterende filer er aktivert.Det gjør løsningen godt egnet i praksis. Automatisering der det gir mening, og menneskelig vurdering der det faktisk trengs.

Bjørnar&AI


Comments

bottom of page