Ordren i rekkene med Sharepoint Advanced Management

Microsoft 365 vokser i et tempo som gjør at både filer, områder, rettigheter og delinger fort lever sitt eget liv hvis man ikke følger med. Over tid sitter man gjerne med opptil hundrevis, noen ganger tusenvis, av SharePoint områder som har vært i bruk, er i bruk eller ingen helt vet hvem som eier lenger. Og med litt Copilot på toppen blir dette enda viktigere, dårlig data kvalitet gir dårlig AI kvalitet, så enkelt er det.

For å ta tilbake noe av kontrollen har Microsoft lansert SharePoint Advanced Management (SAM), en verktøykasse for å rydde, sikre og styre SharePoint og OneDrive. SAM er designet med fokus på tre hovedoppgaver.

1. Hindre content sprawl (innhold som sprer seg uten styring)

2. Styre innholdets livsløp (alt fra gamle prosjektsider til utdaterte delinger)

3. Få kontroll på tilgang og rettigheter på tvers av hele organisasjonen

   
   

Og det beste? Har du Microsoft 365 Copilot, har du allerede tilgang til nesten alle SAM funksjonene.

❌ Ikke inkludert i SAM pakken via Copilot lisens

• Restricted Site Creation

  Denne må kjøpes via full SAM‑lisens for å kunne begrense hvem som kan opprette SharePoint‑områder.

---

Styr innholdet før det styrer deg – Content Sprawl Management

SharePoint Advanced Management hjelper deg med å identifisere og håndtere innhold som vokser ukontrollert. Microsoft peker på tre kjernefunksjoner: site ownership‑policy, rapporter og livssyklusregler.

Eksempelvis en inaktiv site policy som i simluering viser alle inaktive siter innenfor et gitt tidsinterval, i aktiv modus vil den da sette alle sitene til "read only" i mitt eksempel. Her kan man også velge å sette på en arkiveringsfunksjon etter en "read only" fase, eksempelvis: Arkiver siter etter 3 mndr. i read only.

Nytt for året er at man kan få AI innsikt på policyene etter de har høstet data, AI innsikten ser på eiere, data og aktivitet på sitene.

For å forhindre at man sitter med eierløse siter anbefales det også å sette opp en "Site ownershop policy", i eksempelet under har jeg satt opp en policy som krever minimum 2 eiere av siten, om det er mindre enn 2 vil det gå et varsel til evt. eier og admin. Her kan man gjøre på lik linje som policy over, velge å sette siten i "read only" og/eller "read only" med arkivering etter x-antall dager.

Siste policyen man kan definere er "Site attestation" som går på at eier av definert site må attestere at siten er aktiv innenfor et gitt vindu, med samme regler og utfall som de to øverste policyene. Dette innebærer at områdeeiere eller administratorer gjennomfører regelmessige gjennomganger for å kontrollere og bekrefte at informasjonen om området er korrekt, inkludert om området fortsatt er nødvendig, hvem som er eiere og medlemmer, samt områdets tillatelser og delingsinnstillinger

---

Rettigheter og delinger, en av de største risikoene i Microsoft 365

Feil deling er en av de vanligste kildene til utilsiktet datalekkasjer. SharePoint Advanced Management gir følgende kontroller:

• Permission Insights på områdenivå – innsyn i brukere, grupper og eksterne delinger.

• Rapporter for delingslenker – identifiserer utdaterte, åpne eller eksternt delte lenker.

• User‑level permission reporting – gir detaljer ned på individnivå.

SAM har et solid sett med rapporter som gir konkrete tiltakspunkter:

• Agent Insights – ser hvordan agenter (inkludert KI‑agenter) bruker innhold.

• App Insights – oversikt over apper som har tilgang til SharePoint.

• Change history reports – oversikt over konfigurasjonsendringer og admin‑handlinger.

• OneDrive‑konto‑rapporter – avdekker ubrukte eller uovervåkede personlige områder.

SharePoint Advanced Management er ikke bare enda et sett med knapper i admin panelet det er selve grunnmuren for å holde kontroll på SharePoint. Skal du rydde opp før Copilot kommer på banen, eller bare unngå områder som vokser i alle retninger, så gir SAM deg verktøyene som faktisk gjør jobben.

Ryddighet er ikke et prosjekt, det er en vane. SAM gjør den vanen både enklere og litt mindre kjedelig 👌😎

Bjørnar&AI