Viva Insights 💡

Viva Insights er en del av Microsoft Viva, en plattform som fokuserer på Digital HMS (Insights, Glint og Pulse), opplæring (Learning) og engasjement (Engage, Connections og Amplify).

---

Viva Insights tilbyr innsikt på tre nivåer

• Personlig innsikt for deg som ansatt

• Avdelings innsikt for deg som leder

• Organisasjons innsikt for deg som HR/Daglig leder/HMS

Historisk har Viva Insights blitt sett på i flere miljøer som litt fjasete og en "meditasjons og fjase" greie, vi har heldigvis kommet lenger og Viva Insights er blitt et veldig godt verktøy for å strukturere arbeidsdagen, og ikke minst beskytte din fritid.🎣

---

Personlig innsikt

• Ansatte får private, personaliserte tilbakemeldinger som hjelper dem med å forstå arbeidsmønstre, forbedre velvære og øke produktiviteten. Eksempler inkluderer anbefalinger om å blokke ut tid for pauser og fokusert arbeid mellom møter og andre arbeidsøkter. En av styrkene til Insights er at man kan sette opp "quiet time" på tvers Outlook&Teams og enheter i et grensesnitt

  

Utover dette kan du velge å sette opp fast lunsjblokkering, fokustid, refleksjonsøvelser osv. Eksempelet under viser min timeplan for fokustid, Viva Insights tar høyde for andre kalenderhendelser og planen du setter opp her praktiseres da etter "best effort" basert på andre hendelser i din kalender.

En annen snedig funksjon er "Virtual Commute" som gir deg en oppsummering av arbeidsdagen og minner deg på å pakke sammen snippsekken så du kommer deg hjem. Funksjonen gir deg en status på dagen, oppgaver du ikke har fullført og en liten oppdatering på neste dags gjøremål.

Avdelings innsikt

• Ledere får innsikt i arbeidsvaner og mønstre for sin avdeling*, som regelmessig arbeid etter arbeidstid og møte overbelastning. Disse innsiktene hjelper ledere med å balansere jobb/fritid balansen i teamet.

  (*Basert på "manager" feltet i Entra ID. Man kan også laste opp egen definerte grupper via .csv. Om man velger .csv veien kan man i en test lage en fiktiv organisasjonsstruktur for testformål, eksempelvis basert på en POC gruppe)

Avdelingsinnsikt: Ledere kan få oversikt over avdelingens arbeidsmønstre, inkludert arbeidstid, møtebelastning og samarbeid. Dette kan hjelpe med å identifisere områder hvor teamet kan trenge støtte eller justeringer for å forbedre effektiviteten.

Trender og utfordringer: Viva Insights hjelper ledere med å identifisere trender og potensielle utfordringer i teamet. For eksempel kan det vise om teamet opplever høy stressnivå eller om det er behov for mer fokustid. Her kan man typisk se på trender nå inn mot jul og før sommerferie da arbeidspresset ofte øker for å levere det siste før man tar ferie. Som leder vil du få en oversikt over "working hours" på et overordnet nivå.

Tilbakemeldinger og anerkjennelse: Verktøyet oppfordrer ledere til å gi regelmessige tilbakemeldinger og anerkjennelse til teammedlemmer. Dette kan forbedre teamdynamikken og øke engasjementet.

Data-drevne beslutninger: Ved å bruke data fra Viva Insights kan ledere ta mer informerte beslutninger om ressursallokering, arbeidsflyt og teamstruktur.

Organisasjonsinnsikt

• Ledere får innsikt i hvordan arbeidskulturen påvirker ansattes velvære og produktivitet. De kan bruke anbefalingene til å se muligheter for forbedringer som kan forbedre og øke digtal HMS og effektivitet.

Arbeidsmønstre og produktivitet: Organisasjonsinnsikt gir ledere en oversikt over arbeidsmønstre, inkludert arbeidstid, møtebelastning og samarbeid. Dette kan hjelpe med å identifisere områder hvor organisasjonen kan forbedre effektiviteten og redusere tidssløsing.

Velvære og balanse: Verktøyet kan identifisere trender som påvirker ansattes velvære, som høyt stressnivå eller ubalanse mellom jobb og fritid.

Samarbeid og engasjement: Viva Insights analyserer samarbeidsmønstre og kan gi anbefalinger for å forbedre teamdynamikk og engasjement. Dette kan inkludere forslag til hvordan man kan fremme mer meningsfulle interaksjoner og samarbeid.

Data-drevne beslutninger: Ved å bruke data fra Viva Insights kan organisasjoner ta mer informerte beslutninger om ressursallokering, arbeidsflyt og organisasjonsstruktur. Dette bidrar til å optimalisere driften og støtte strategiske mål.

---

Personvern

Viva Insights er designet for å beskytte ansattes personvern og støtte samsvar med lokale forskrifter, inkludert GDPR. Det er ikke ment for å muliggjøre evaluering, sporing, automatiserte beslutninger, profilering eller overvåking av ansatte. Viva Insights kommer med forhånds definerte maler på rapporter og måleenheter, det er dog viktig å nevne at disse kan tilpasses for å passe organisasjonens behov og tilfredsstille de krav som eventuelt måtte foreligge. (Custom metrics in Viva Insights | Microsoft Learn)

Det var tidligere krav om minimum 10 unike brukere for å kunne hente ut data på avdeling/team og organisasjonsnivå, denne er nå endret til 5 som standard, men kan endres til ønsket antall.

Et eksempel på tilpassing av Metrics

• Finn basis-metric: For å tilpasse en metric, starter du med å finne den eksisterende metricen du vil bruke som utgangspunkt. Dette gjøres mens du bygger en spørring i Viva Insights (Krever Insights Analyst rollen i Entra ID)

• Kloning: Når du har funnet metricen, kan du klone den ved å bruke "Clone"-funksjonen. Dette oppretter en identisk kopi som du kan endre på

• Tilpass innstillinger: I metric-editoren kan du tilpasse innstillingene for den klonede metricen. Dette inkluderer valg av hvilke typer samarbeid du vil måle, som møter, e-poster, chat, og samtaler

  
  

Eksempler på tilpasningsmuligheter

• Samarbeidstyper: Du kan velge å måle ulike typer samarbeid, som antall sendte e-poster, antall leste e-poster, antall sendte chat-meldinger, og antall deltakelser i møter

• Filtrering: Du kan også definere og filtrere hvilke typer samarbeid som skal inkluderes i metricen

Minimum antall brukere

• Minimum gruppestørrelse: Viva Insights krever at en gruppe må bestå av minst fem personer for å kunne generere innsikter. Dette sikrer at dataene er tilstrekkelig anonymisert og beskytter personvernet

• Avanserte innsikter: For avanserte innsikter må minst ti personer i organisasjonen ha Viva Insights-lisenser

Bjørnar&AI